온라인 회의 소프트웨어 업체인 TeamViewer는 온라인 팀을 효율적으로 관리할 수 있는 5 가지 방법을 팀뷰어 블로그에 공개 했다. 블로그에 공개된 내용은 다음과 같다.
1. 일의 업무와 과정을 명확히 하자
팀의 리더들은 프로젝트 초기에 팀의 목표, 역할, 책임에 따라 팀원들을 적재 적소에 배치해야 한다. 그러나 가상 팀의 경우에는 이러한 일들이 같은 장소에 있지 않기 때문에 어려울 수밖에 없다. 그렇기 때문에 팀원과의 소통과 잘 짜여진 프로토콜, 모든 업무에 대한 명확성이 더욱 더 필요할 수밖에 없다. 따라서 프로젝트 매니저는 누가 언제 무엇을 하는 지, 일의 마감 시간, 팀의 문제 해결, 의사 소통에 대한 세부적인 사항 까지도 명확히 해야 한다. 만약 이러한 정보들이 하나의 매뉴얼로 정리 되어 있다면 그날그날의 일 수행에 따라 유연하게 변경될 수 있다는 것을 인식해야 한다.
2. 협력을 강화하기 위해 IT 기술에 익숙해지자
업무를 시작하기 전에 온라인 팀이 가지고 있는 IT 도구나 인터넷 연결을 확인하자. 팀원들이 같은 사무실에 있지 않기 때문에 다양한 요구 사항이 존재할 수 있는데 비디오 채팅, 웹 미팅, 데스크톱 공유를 통해 출장 비용과 통신비 등 많은 돈과 시간을 들이지 않고도 팀 멤버들과의 사이를 더욱 가깝게 할 수 있다. 시차와 근무 시간의 차이 등도 염두에 두어야 한다. 이런 것들을 인지하고 있을 때 업무를 수행할 때 실수를 줄일 수 있다.
3. 온라인에서의 관계를 돈독히 하자
‘눈에서 멀어지면 마음에서도 멀어진다’는 인간의 본성은 온라인 팀 매니저들이 가장 신경 써야 하는 부분이다. 이를 극복하기 위해 매니저들은 가시적이고 현실적인 방향으로 접근을 해야 한다. 의사 소통에 대해 적절한 균형을 유지하는 것은 온라인에서의 관계 형성을 하는 하나의 방법이다. 만약 팀 매니저가 팀원들과 지나치게 자주 소통을 하려고 한다면 이는 자칫 중요한 사실들을 놓칠 수 있고 팀원들은 이를 지나친 간섭과 자신들에 대한 신뢰성 부족으로 받아들일 수 있다. 반면에 팀 매니저가 몇 주 동안 소식이 없다면 이는 팀원들에게 관심이 없는 것으로 비춰지거나 그 프로젝트가 중요하지 않다는 느낌을 줄 수 있다. 이는 팀원들이 프로젝트에 집중하지 못하게 하는 역효과를 가지고 온다.
4. 훌륭한 장거리 감시자가 되자
리더로서의 자리를 받아 들인다는 것은 동기 부여의 역활과 팀의 조력자로서의 역할도 함께 한다는 것을 의미한다. 따라서 당신의 직원이 멀리 떨어져 있더라도 당신과 긴밀한 관계가 유지된다는 느낌을 받을 수 있도록 팀의 분위기를 조성해야 한다. 팀원들과 편안한 분위기에서 커피 한잔을 즐긴다든지 엘리베이터에서 가벼운 대화를 나눌 수는 없지만 이 같은 활동은 팀의 사기를 높이는 데에는 매우 중요한 요소이다. 팀의 사기를 높이기 위해서는 팀원들과 긴밀한 상호 작용을 해야 한다. 채팅 룸을 통해 비공식적 온라인 소통 망을 유지하자. 적어도 일주일에 한 번씩 전화 통화로 아이디어를 공유하고 피드백을 주고 받자. 메신저, 이메일, 다양한 기술들을 통해 소통 부족으로 인해 생겨나는 문제들을 최소화해야 한다.
5. 효율적인 온라인 팀 회의를 진행하자
온라인 회의는 적절한 계획만 있다면 효과적이고 효율적일 수 있으나 몇 가지 장애 요소가 존재한다. 사람들은 회의가 제대로 진행 되지 않거나 계획에 따라 제대로 진행되지 않는 경우 회의에 집중하지 않는다. 이러한 상황을 피하기 위해서는 모든 참가자들이 회의에 기여할 수 있는 계획을 세워야 한다. 이 계획에 대해 48시간 전에 이메일로 통보를 해야 한다. 또한 팀원들이 회의에 적극적으로 참여할 수 있도록 안건에 있는 일부 업무들을 위임해야 한다.
smart PC사랑 | 김희철 기자 [email protected]
